2 Procedure

2.1 Procedure

Titel: IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Beskrivelse: Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers\n tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle\n identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen\n skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne\n på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve\n betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor\n den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt\n oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer,\n herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf\n der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er\n herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics\n CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers\n professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer.\n Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers\n medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår\n professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem,\n medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom\n det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse\n med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger\n af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger,\n deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En\n stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere,\n og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med\n forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for\n Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler\n eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens\n brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt\n drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel\n eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen\n i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt\n ikke opdelt i delaftaler. \"Køb grønt eller forklar\"- princip: I nærværende udbud har\n Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

Identifikator for proceduren: dcd90be0-0329-44c6-b1a6-1d1ead05060a

Tidligere bekendtgørelse: 092ca541-3769-438c-a753-8d57a7e4a65f-01

Intern identifikator: 2024-0654253

Udbudsprocedure: Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure: nej

Hovedpunkterne i proceduren: Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens § 61\n (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Udbud med forhandling betyder, at udbudsfasen er opdelt\n i en prækvalifikation, hvor et antal Ansøgere udvælges til at afgive tilbud, en tilbudsfase,\n hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres indledende tilbud, en\n forhandlingsfase, hvor der gennemføres forhandlinger med de udvalgte Tilbudsgivere,\n som på baggrund heraf afgiver et revideret tilbud og en sidste fase hvor de udvalgte\n Tilbudsgivere udarbejder et endeligt tilbud. Efter prækvalifikationen opfordres valgte\n tilbudsgivere til at afgive tilbud. Spørgsmålsfristen vil hertil være den 20. januar\n 2025 kl. 12:00, og tilbudsfristen er den 30. januar 2025 kl. 12:00. Efter modtagelse\n af første tilbud indledes forhandlingsfasen. Tilbudsgivere vil ikke modtage vederlag\n for deltagelse i forhandlingsforløbet. I forbindelse med forhandlingerne gennemføres\n en løsningsdemonstrationssession med hver Tilbudsgiver, såfremt der måtte være behov\n herfor. Løsningsdemonstrationen er ikke en del af tilbuddet og vil således ikke indgå\n i evalueringen. Hver Tilbudsgiver har i alt 2,5 time til at gennemføre deres præsentation\n af det indledende tilbud og løsningsdemonstrationen. I forlængelse af løsningsdemonstrationen\n kan der afholdes et forhandlingsforløb. Efter modtagelse af tilbuddene, vil tilbuddene\n blive gennemgået, og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage en dagsorden samt individuel\n forhandlingsdisposition med angivelser af forhold i tilbuddet, som Ordregiver enten\n ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgiverens stillingtagen til. Forhandlingsmødet\n samt løsningsdemonstration forventes afholdt den 17., 20. eller 21. februar 2025.\n På forhandlingsmødet vil Tilbudsgiver få adgang til at præsentere sit tilbud, og der\n vil med udgangspunkt i Ordregivers dagsorden og forhandlingsdisposition blive ført\n forhandlinger med Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig adgang til at afholde første\n forhandlingsrunde på skriftligt grundlag, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger\n det. Forhandlingerne kan vedrøre alle elementer i tilbuddet, herunder eventuelle forbehold,\n kontraktvilkår, den tilbudte pris samt tilbuddets kvalitative elementer. Efter forhandlingsmødet/den\n skriftlige forhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til Tilbudsgiver.\n Tilbudsgiver udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres\n senest den 13. marts 2025, kl. 12:00. Ordregiver forbeholder sig dog adgang til ikke\n at afholde forhandlingsmøder, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der\n kan træffes tildelingsbeslutning uden.

2.1.1 Formål

Kontraktens art: Tjenesteydelser

Primær klassificering (cpv): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2 Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms: 7.000.000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger: ESPD og \"Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde\": Ansøger skal i forbindelse med\n tilbuddet udfyldte et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Tilbudsgiver skal udfylde\n ESPD'et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i udbudsbetingelsers afsnit\n 3.1 A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde: Ansøger skal anvende ESPD'et til at\n bekræfte, at denne ikke er omfattet af: De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens\n §§135-136 og følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. De valgte\n frivillige udelukkelsesgrunde: - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren\n kan påvise, at Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-,\n social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning,\n kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser,\n der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og\n Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse\n af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af\n retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57,\n stk. 4, jf. artikel - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - Ansøger er erklæret konkurs\n eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres\n af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis denne erhvervsvirksomhed\n er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til\n en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende.\n Såfremt ansøger er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil ansøger blive\n udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Dokumentation: I umiddelbar forlængelse\n af, at Ansøger har modtaget meddelelse om prækvalifikation vil Ordregiver anmode Ansøger\n (efterfølgende kaldet Tilbudsgiver) om at dokumentere og fremlægge dokumentation i\n henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske\n udbuds-dokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148. Ordregiver kan på ethvert\n tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation som nævnt\n i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren\n gennemføres korrekt. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere\n dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158. Tilbudsgiver\n er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når 1) Ordregiver kan skaffe certifikaterne\n eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller\n 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere\n gennemførte udbudsprocedurer. Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver\n beder Tilbudsgiver herom: • Tilbudsgivers personlige forhold - Serviceattest eller\n tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere • Hvis Tilbudsgiver er et\n konsortium (hvis relevant) - Formular – Konsortieerklæring, eller hvis Tilbudsgiver\n baserer sig på andre virksomheders formåen - Formular - Støtteerklæring, Anden enheds\n formåen. • Tro og love-erklæring ang. Rusland - Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke\n er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive\n foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen\n i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af\n 8. april 2022, artikel 1, nr. 23) , og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.\n Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver\n allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved afgivelse af\n ansøgning, men dette er ikke et krav. Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation\n vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må serviceattesten maksimalt være udstedt\n 6 måneder før ansøgningsfristen. Indhentning af serviceattesten vil normalt tage mellem\n 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.\n Indhentning af denne dokumentation er i udelukkende for at bekræfte de oplysninger\n der er afgivet i ESPDét. Konsortieerklæring: Hvis en Ansøger er en sammenslutning\n af virksomheder, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en\n supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring. Støtteerklæring:\n Hvis en Ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal\n der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende støtteerklæring,\n jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”. Såfremt ansøger agter at anvende\n underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller\n disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører\n kan ikke fritage eller begrænse ansøgers fulde ansvar under kontrakten. Udbuddets\n anslåede værdi eksklusive moms: 7 mio. DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn baseret\n på tidligere år. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af\n Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større\n eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale\n længde på 8 år.

Retsgrundlag:

Direktiv 2014/24/EU

5 Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for partiet: LOT-0000

Titel: IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Intern identifikator: 2024-0654253

5.1.1 Formål

Kontraktens art: Tjenesteydelser

Primær klassificering (cpv): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Valgmuligheder:

Beskrivelse af optioner: Tilbudsgiver skal efter aftale levere de angivne optioner ved kundens bestilling.\n Optioner kan bestilles i hele kontraktperioden. Option 1: SSO til Microsoft Entra\n ID med MFA - Ordregiver benytter Microsoft Entra ID og Microsoft Authenticator og\n ønsker at benytte dette til SSO og som MFA i forbindelse med Ordregivers brugeres\n adgang til Løsningens backend. Protokollen OpenID Connect ønskes benyttet. Data fra\n Entra ID vil bl.a. være: Unikt brugernavn i formatet AU-id@uni.au.dk, Mail, Navn.\n Når brugere mister deres rettigheder/bliver disabled/nedlagt i Microsoft Entra ID,\n skal de ikke længere have adgang til Løsningen. Option 2: Hypercare - Tilbudsgiver\n skal levere Hypercare-assistance og udvidede supporttjenester i forbindelse med implementering\n af en ny Løsning. Hypercare indebærer, at Ordregiver har et direkte kontaktpunkt hos\n Tilbudsgiver som dedikeret og uden ugrundet ophold supporterer Ordregiver vedrørende\n forhold som ligger på kundesiden, dvs. sikrer hjælp som ligger udover hvad der ellers\n kan forventes af Servicedesk. Hypercare skal omfatte: Hjælp til justering af opsætninger\n og konfigurationer, samt udvidet 2. level support til understøttelse af Ordregivers\n support- og integrationsorganisation i henhold til forventet ekstra belastning i perioden\n omkring Idriftsættelse.

5.1.2 Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

Yderligere oplysninger:

5.1.3 Anslået varighed

Varighed: 6 År

5.1.4 Fornyelse

Højeste antal fornyelser: 2

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her: Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af kontraktperioden på 6\n år kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med 12 måneder. Med et skriftligt\n varsel på mindst 3 måneder til udgangen af denne 12 måneders-periode kan Ordregiver\n på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med yderligere 12 måneder, så den samlede maksimale\n forlængelse udgør 24 måneder.

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms: 7.000.000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA): ja

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Pris

Navn: Pris

Beskrivelse: Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”.\n Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point er denne: Tilbuddet\n med laveste ”samlet evalueringspris” får maksimumpoint, og de øvrige ”samlet evalueringspris”,\n jf. Bilag 4.a - Leverandørens priser og Udbudsbetingelsernes afsnit 6.2.

Vægtning (procentdel, præcis): 40

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn: Kvalitet

Beskrivelse: Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet\n (45%), Økonomi (15%), Implementering, drift og support (10%), Informationssikkerhed\n (20%), API (5%) og Webtilgængelighed (5%), jf. Bilag 2 - Kravspecifikationer og løsningsbeskrivelser\n og afsnit 6.2 i Udbudsbetingelserne. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet\n ”Kvalitet” lægge vægt på opfyldelsesgraden af delkriterierne, samt vægte det positivt\n i hvilket omfang tilbuddet opfylder de forventninger, som er beskrevet.

Vægtning (procentdel, præcis): 60

5.1.12 Udbudsvilkår

Oplysninger om undersøgelsesfrister: I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for\n Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister\n for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens\n afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af\n stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra\n dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er\n blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af\n en begrundelse for beslutningen; 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort\n en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået\n en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet\n offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren\n har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale\n med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen\n har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har\n indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet\n de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;\n 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning,\n jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt. En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven\n eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse\n af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til\n Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren\n i henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse\n i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat\n at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele\n kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske\n Unions Tidende. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren\n senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette\n ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen\n er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen\n ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der\n begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds\n egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale:

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem:

Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling: Klagenævnet for udbud

Organisation med ansvar for klager: Klagenævnet for udbud

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren: Aarhus Universitet

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline: Aarhus Universitet

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten: Aarhus Universitet

Organisation, der udfører betalingen: Aarhus Universitet

Organisation, der undertegner kontrakten: Aarhus Universitet

TED eSender: Mercell Holding ASA

2 Procedure

2.1 Procedure

Title: IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Description: Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers\n tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle\n identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen\n skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne\n på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve\n betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor\n den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt\n oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer,\n herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf\n der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er\n herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics\n CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers\n professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer.\n Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers\n medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår\n professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem,\n medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom\n det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse\n med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger\n af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger,\n deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En\n stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere,\n og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med\n forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for\n Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler\n eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens\n brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt\n drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel\n eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen\n i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt\n ikke opdelt i delaftaler. \"Køb grønt eller forklar\"- princip: I nærværende udbud har\n Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

Procedure identifier: dcd90be0-0329-44c6-b1a6-1d1ead05060a

Previous notice: 092ca541-3769-438c-a753-8d57a7e4a65f-01

Internal identifier: 2024-0654253

Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation

The procedure is accelerated: no

Main features of the procedure: Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens § 61\n (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Udbud med forhandling betyder, at udbudsfasen er opdelt\n i en prækvalifikation, hvor et antal Ansøgere udvælges til at afgive tilbud, en tilbudsfase,\n hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres indledende tilbud, en\n forhandlingsfase, hvor der gennemføres forhandlinger med de udvalgte Tilbudsgivere,\n som på baggrund heraf afgiver et revideret tilbud og en sidste fase hvor de udvalgte\n Tilbudsgivere udarbejder et endeligt tilbud. Efter prækvalifikationen opfordres valgte\n tilbudsgivere til at afgive tilbud. Spørgsmålsfristen vil hertil være den 20. januar\n 2025 kl. 12:00, og tilbudsfristen er den 30. januar 2025 kl. 12:00. Efter modtagelse\n af første tilbud indledes forhandlingsfasen. Tilbudsgivere vil ikke modtage vederlag\n for deltagelse i forhandlingsforløbet. I forbindelse med forhandlingerne gennemføres\n en løsningsdemonstrationssession med hver Tilbudsgiver, såfremt der måtte være behov\n herfor. Løsningsdemonstrationen er ikke en del af tilbuddet og vil således ikke indgå\n i evalueringen. Hver Tilbudsgiver har i alt 2,5 time til at gennemføre deres præsentation\n af det indledende tilbud og løsningsdemonstrationen. I forlængelse af løsningsdemonstrationen\n kan der afholdes et forhandlingsforløb. Efter modtagelse af tilbuddene, vil tilbuddene\n blive gennemgået, og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage en dagsorden samt individuel\n forhandlingsdisposition med angivelser af forhold i tilbuddet, som Ordregiver enten\n ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgiverens stillingtagen til. Forhandlingsmødet\n samt løsningsdemonstration forventes afholdt den 17., 20. eller 21. februar 2025.\n På forhandlingsmødet vil Tilbudsgiver få adgang til at præsentere sit tilbud, og der\n vil med udgangspunkt i Ordregivers dagsorden og forhandlingsdisposition blive ført\n forhandlinger med Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig adgang til at afholde første\n forhandlingsrunde på skriftligt grundlag, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger\n det. Forhandlingerne kan vedrøre alle elementer i tilbuddet, herunder eventuelle forbehold,\n kontraktvilkår, den tilbudte pris samt tilbuddets kvalitative elementer. Efter forhandlingsmødet/den\n skriftlige forhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til Tilbudsgiver.\n Tilbudsgiver udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres\n senest den 13. marts 2025, kl. 12:00. Ordregiver forbeholder sig dog adgang til ikke\n at afholde forhandlingsmøder, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der\n kan træffes tildelingsbeslutning uden.

2.1.1 Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support

2.1.2 Place of performance

Anywhere in the European Economic Area

2.1.3 Value

Estimated value excluding VAT: 7.000.000 Danish krone

2.1.4 General information

Call for competition is terminated

Additional information: ESPD og \"Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde\": Ansøger skal i forbindelse med\n tilbuddet udfyldte et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Tilbudsgiver skal udfylde\n ESPD'et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i udbudsbetingelsers afsnit\n 3.1 A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde: Ansøger skal anvende ESPD'et til at\n bekræfte, at denne ikke er omfattet af: De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens\n §§135-136 og følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. De valgte\n frivillige udelukkelsesgrunde: - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren\n kan påvise, at Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-,\n social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning,\n kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser,\n der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og\n Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse\n af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af\n retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57,\n stk. 4, jf. artikel - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - Ansøger er erklæret konkurs\n eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres\n af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis denne erhvervsvirksomhed\n er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til\n en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende.\n Såfremt ansøger er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil ansøger blive\n udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Dokumentation: I umiddelbar forlængelse\n af, at Ansøger har modtaget meddelelse om prækvalifikation vil Ordregiver anmode Ansøger\n (efterfølgende kaldet Tilbudsgiver) om at dokumentere og fremlægge dokumentation i\n henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske\n udbuds-dokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148. Ordregiver kan på ethvert\n tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation som nævnt\n i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren\n gennemføres korrekt. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere\n dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158. Tilbudsgiver\n er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når 1) Ordregiver kan skaffe certifikaterne\n eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller\n 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere\n gennemførte udbudsprocedurer. Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver\n beder Tilbudsgiver herom: • Tilbudsgivers personlige forhold - Serviceattest eller\n tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere • Hvis Tilbudsgiver er et\n konsortium (hvis relevant) - Formular – Konsortieerklæring, eller hvis Tilbudsgiver\n baserer sig på andre virksomheders formåen - Formular - Støtteerklæring, Anden enheds\n formåen. • Tro og love-erklæring ang. Rusland - Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke\n er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive\n foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen\n i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af\n 8. april 2022, artikel 1, nr. 23) , og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.\n Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver\n allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved afgivelse af\n ansøgning, men dette er ikke et krav. Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation\n vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må serviceattesten maksimalt være udstedt\n 6 måneder før ansøgningsfristen. Indhentning af serviceattesten vil normalt tage mellem\n 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.\n Indhentning af denne dokumentation er i udelukkende for at bekræfte de oplysninger\n der er afgivet i ESPDét. Konsortieerklæring: Hvis en Ansøger er en sammenslutning\n af virksomheder, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en\n supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring. Støtteerklæring:\n Hvis en Ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal\n der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende støtteerklæring,\n jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”. Såfremt ansøger agter at anvende\n underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller\n disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører\n kan ikke fritage eller begrænse ansøgers fulde ansvar under kontrakten. Udbuddets\n anslåede værdi eksklusive moms: 7 mio. DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn baseret\n på tidligere år. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af\n Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større\n eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale\n længde på 8 år.

Legal basis:

Directive 2014/24/EU

5 Lot

5.1 Lot technical ID: LOT-0000

Title: IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Internal identifier: 2024-0654253

5.1.1 Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support

Options:

Description of the options: Tilbudsgiver skal efter aftale levere de angivne optioner ved kundens bestilling.\n Optioner kan bestilles i hele kontraktperioden. Option 1: SSO til Microsoft Entra\n ID med MFA - Ordregiver benytter Microsoft Entra ID og Microsoft Authenticator og\n ønsker at benytte dette til SSO og som MFA i forbindelse med Ordregivers brugeres\n adgang til Løsningens backend. Protokollen OpenID Connect ønskes benyttet. Data fra\n Entra ID vil bl.a. være: Unikt brugernavn i formatet AU-id@uni.au.dk, Mail, Navn.\n Når brugere mister deres rettigheder/bliver disabled/nedlagt i Microsoft Entra ID,\n skal de ikke længere have adgang til Løsningen. Option 2: Hypercare - Tilbudsgiver\n skal levere Hypercare-assistance og udvidede supporttjenester i forbindelse med implementering\n af en ny Løsning. Hypercare indebærer, at Ordregiver har et direkte kontaktpunkt hos\n Tilbudsgiver som dedikeret og uden ugrundet ophold supporterer Ordregiver vedrørende\n forhold som ligger på kundesiden, dvs. sikrer hjælp som ligger udover hvad der ellers\n kan forventes af Servicedesk. Hypercare skal omfatte: Hjælp til justering af opsætninger\n og konfigurationer, samt udvidet 2. level support til understøttelse af Ordregivers\n support- og integrationsorganisation i henhold til forventet ekstra belastning i perioden\n omkring Idriftsættelse.

5.1.2 Place of performance

Anywhere in the European Economic Area

Additional information:

5.1.3 Estimated duration

Duration: 6 Year

5.1.4 Renewal

Maximum renewals: 2

The buyer reserves the right for additional purchases from the contractor, as described here: Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af kontraktperioden på 6\n år kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med 12 måneder. Med et skriftligt\n varsel på mindst 3 måneder til udgangen af denne 12 måneders-periode kan Ordregiver\n på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med yderligere 12 måneder, så den samlede maksimale\n forlængelse udgør 24 måneder.

5.1.5 Value

Estimated value excluding VAT: 7.000.000 Danish krone

5.1.6 General information

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes

5.1.10 Award criteria

Criterion:

Type: Price

Name: Pris

Description: Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”.\n Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point er denne: Tilbuddet\n med laveste ”samlet evalueringspris” får maksimumpoint, og de øvrige ”samlet evalueringspris”,\n jf. Bilag 4.a - Leverandørens priser og Udbudsbetingelsernes afsnit 6.2.

Weight (percentage, exact): 40

Criterion:

Type: Quality

Name: Kvalitet

Description: Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet\n (45%), Økonomi (15%), Implementering, drift og support (10%), Informationssikkerhed\n (20%), API (5%) og Webtilgængelighed (5%), jf. Bilag 2 - Kravspecifikationer og løsningsbeskrivelser\n og afsnit 6.2 i Udbudsbetingelserne. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet\n ”Kvalitet” lægge vægt på opfyldelsesgraden af delkriterierne, samt vægte det positivt\n i hvilket omfang tilbuddet opfylder de forventninger, som er beskrevet.

Weight (percentage, exact): 60

5.1.12 Terms of procurement

Information about review deadlines: I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for\n Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister\n for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens\n afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af\n stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra\n dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er\n blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af\n en begrundelse for beslutningen; 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort\n en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået\n en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet\n offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren\n har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale\n med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen\n har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har\n indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet\n de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;\n 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning,\n jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt. En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven\n eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse\n af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til\n Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren\n i henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse\n i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat\n at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele\n kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske\n Unions Tidende. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren\n senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette\n ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen\n er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen\n ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der\n begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds\n egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk

5.1.15 Techniques

Framework agreement:

No framework agreement

Information about the dynamic purchasing system:

No dynamic purchase system

5.1.16 Further information, mediation and review

Mediation organisation: Klagenævnet for udbud

Review organisation: Klagenævnet for udbud

Organisation providing additional information about the procurement procedure: Aarhus Universitet

Organisation providing offline access to the procurement documents: Aarhus Universitet

Organisation providing more information on the review procedures: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation whose budget is used to pay for the contract: Aarhus Universitet

Organisation executing the payment: Aarhus Universitet

Organisation signing the contract: Aarhus Universitet

TED eSender: Mercell Holding ASA