2 Procedure

2.1 Procedure

Titel: Indkøb af løst inventar - Aarhus Universitet - Genudbud

Beskrivelse: Beskrivelse af udbuddet
Baggrund
Universitetsbyen er Aarhus Universitets\n nye by-integrerede campus, hvor store dele af Aarhus BSS får en central placering\n i den nærmeste fremtid.
Aarhus BSS er det erhvervs- og samfundsvidenskabelige\n fakultet på Aarhus Universitet (AU), som i løbet af efteråret/vinteren 2025/2026 flytter\n ind i Universitetsbyen.
Universitetsbyen husede Århus Kommunehospital frem til\n 2019, hvor Forskningsfondens Ejendomsselskab (FEAS) overtog bygningerne og nu sammen\n med AU er i gang med at ombygge og renovere hospitalsbygningerne, så de bliver en\n integreret del af AU.

Nem adgang via passage
Universitetsbyen er forbundet\n med de øvrige institutter i Universitetsparken via passagen under Nørrebrogade, så\n det er nemt at komme fra det ene sted til det andet.

Samarbejde på tværs
Når\n fem ud af seks institutter fra Aarhus BSS samles på samme sted, skaber det et miljø,\n hvor studerende og medarbejdere kan trives og udvikle sig sammen.
Det giver også\n mulighed for et bedre samarbejde på tværs af fagområder, og forhåbentlig kan det også\n inspirere og tiltrække nye, dygtige og engagerede studerende og medarbejdere.

Et\n samlet Aarhus BSS
Samlet set giver Universitetsbyen og Universitetsparken Aarhus\n BSS én fælles, samlende campus i Aarhus, der kan styrke både de studerendes og forskernes\n samspil med det øvrige fakultet og universitetet samt eksterne samarbejdspartnere.
\n

Formålet med udbuddet

Formålet med nærværende udbud er at få en\n Rammeaftale der sikrer aftaledækning af Ordregivers behov for løst inventar i forbindelse\n med indflytningen i Universitetsbyen samt den videre Campus-udvikling i universitetsparken.\n Det forventes at udbuddet sikrer løst inventar til gode priser og kvalitet.

Initialanskaffelse

Aarhus\n BSS fraflytter ultimo 2025 helt Campus Fuglesangs Alle og flytter størstedelen af\n aktiviteten til nye lokaler i Universitetsbyen cirka 3 km væk. Indflytningen sker\n i to etaper i november 2025 og januar 2026. Det er derfor et krav at Leverandøren\n kan afsætte de nødvendige ressourcer til at varetage denne opgave og levere det angivne\n inventar til tiden. Se detaljeret opgavebeskrivelse i Bilag 5 - Initialanskaffelse\n af løst inventar

Identifikator for proceduren: 89ac2fa4-d079-4e2b-bca2-1cc4b00f128a

Tidligere bekendtgørelse: 5aa2377d-a8e1-4255-94fe-19b8c160eb0c-01

Intern ID: 2025-0839895

Udbudsprocedure: Offentligt udbud

Proceduren er en hasteprocedure: nej

Hovedpunkterne i proceduren: Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens § 56 (Lov\n nr. 1564 af 15/12/2015), hvilket betyder, at alle interesserede Tilbudsgivere har\n mulighed for at afgive tilbud i tilknytning til nærværende udbud.

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål: Varer

Primær klassifikation (cpv): 39000000 Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler

Supplerende klassifikation (cpv): 31527300 Belysning til husholdningsbrug

Supplerende klassifikation (cpv): 34991000 Arbejdspladsbelysning

2.1.2 Udførelsessted

By: Aarhus

Postnummer: 8000

Landsdel (NUTS): Østjylland (DK042)

Land: Danmark

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms: 4.000.000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger: Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbuddet udfylde et fælles europæisk udbudsdokument\n (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører\n eller andre støttende virksomheder.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et i\n Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i disse Udbudsbetingelsers afsnit\n 2.3 samt den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse.

A. Personlige forhold\n – Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne\n ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens\n §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137.\n

Den frivillige udelukkelsesgrunde er:

• Udbudslovens § 137, stk.\n 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling,\n hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under\n tvangs-akkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder\n sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat\n i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,

Såfremt Tilbudsgiver\n er omfattet af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Tilbudsgiver blive udelukket fra\n at deltage i udbudsproceduren, jf. dog udbudslovens § 138.

Før tildeling\n af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt\n at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de\n oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold\n til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren\n kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152,\n jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.\n

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation\n modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er\n ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe\n certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national\n database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation\n fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Tilbudsgiver skal fremsende\n følgende dokumentation i forbindelse med evt. aftaleindgåelse:
• Hvis Tilbudsgiver\n baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring,\n Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)\n
o Formular – Konsortieerklæring

Nedenstående dokumentation skal fremsendes,\n hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o\n Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

•\n Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen

o Fremlæggelse af årsregnskaber\n eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land,\n hvor Tilbudsgiveren er etableret.
Årsregnskab for de 3 seneste disponible regnskabsår

o\n Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning i de 3 seneste disponible\n regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin\n virksomhed.

• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et\n betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Tro\n og love-erklæring ang. Rusland
o Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del\n af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger\n på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel\n 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel\n 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Ordregiver\n vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede\n har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men\n dette er ikke et krav.

Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende\n ovenstående udelukkelsesgrunde, må Serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder\n før tilbudsfristen.

Indhentning af Serviceattesten vil normalt tage mellem\n 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.

Indhentning\n af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at berigtige\n de oplysninger der er afgivet i ESPDét.

Vedlæggelse af Formular – Konsortieerklæring\n
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende\n konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

I forbindelse med\n evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring,\n jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt\n Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse,\n øn-skes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet.\n Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde\n ansvar under en eventuel Aftale.

Ordregivers anslåede/forventede samlede\n forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 4.000.000 DDK.

Ordregivers samlede\n forventede maksimal forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 6.000.000 DKK.

Retsgrundlag:

Direktiv 2014/24/EU

5 Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten: LOT-0000

Titel: Indkøb af løst inventar - Aarhus Universitet - Genudbud

Intern ID: 2025-0839895

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål: Varer

Primær klassifikation (cpv): 39000000 Inventar (inkl. kontorinventar), boligudstyr, husholdningsapparater (ekskl. belysning) og rengøringsmidler

Supplerende klassifikation (cpv): 31527300 Belysning til husholdningsbrug

Supplerende klassifikation (cpv): 34991000 Arbejdspladsbelysning

5.1.2 Udførelsessted

By: Aarhus

Postnummer: 8000

Landsdel (NUTS): Østjylland (DK042)

Land: Danmark

Yderligere oplysninger:

5.1.3 Anslået varighed

Varighed: 4 År

5.1.4 Fornyelse

Højeste antal fornyelser: 0

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms: 4.000.000 Dansk krone

Rammeaftalens maksimumværdi: 6.000.000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA): ja

5.1.7 Strategiske udbud

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Pris

Navn: Pris

Beskrivelse: Priser afgives i Bilag 1 – Kravspecifikation og Tilbudsliste.

Beregning\n af point:
Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”\n jf. afsnit 4.2 i udbudsbetingelserne

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 40

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn: Procesplan

Beskrivelse: AD. PROCESPLAN
Tilbudsgiver skal vedlægge en procesplan vedrørende den udbudte\n initialanskaffelse. Procesplanen skal konkret redegøre for, hvorledes arbejdet struktureres\n fra indgåelse af kontrakt til overdragelse af initialanskaffelsen, jf. bilag 5 herunder\n de af tilbudsgiver identificerede relevante aktiviteter. Tidsplanen skal overholde\n de i udbudsbetingelserne fastsatte milepæle.

Dokumentationen for dette underkriterium\n bør indeholde både et beskrivende dokument som identificerer og redegør for alle aktiviteter\n og deres løsning samt en tidsplan som giver et lettilgængeligt overblik.

Evalueringen\n af underkriteriet ”Procesplan” vil bero på tilbudsgivers evne til at tilrettelægge\n en realistisk og robust Procesplan, som giver sikkerhed for tidsmæssig levering inden\n for den i udbudsmaterialets fastsatte tidsramme for initialanskaffelsen, men også\n i nødvendigt omfang indtænker tid til eventuelle uforudsete begivenheder og udfordringer,\n ligesom den med fordel tager højde for levering til de mest anvendte områder først\n (studiezoner) og de mindst kritiske områder til sidst (opholdszoner, medarbejdere).\n Procesplanen skal vise, hvordan koordinering med øvrige leverandører og bygherre /Aarhus\n BSS er tænkt ind. Herunder hvordan kvalitetssikring af montering og bortskaffelse\n af affald fra inventaret håndteres.

STUDIEZONER ER ANGIVET PÅ TEGNINGERNE\n SOM HHV.:
• Overdækket gårdrum
• Åbne studiezoner
• Touch down
• Uformelt\n mødested
• Læsesale
• Klubben (Bygning 1332 035A, B og C)
• Lobby (1790)
•\n Café (1791)

For 181X er ovenstående områder placeret på niv. 00-02
For\n 183X er ovenstående områder placeret på niv. 00-01

For 1790 er ovenstående\n områder placeret på niv. 01-03 (Lobby og foyer)
For 1791 er ovenstående områder\n placeret på niv. 00-01

OPHOLDSZONER, MEDARBEJDERE:
• Touch down
•\n Uformelt mødested

For 181X er ovenstående områder placeret på niv. 03-05
For\n 183X er ovenstående områder placeret på niv. 00-01

I den sammenhæng vil det\n således indgå positivt i evalueringen at;
• Procesplanen demonstrerer forståelse\n for den samlede opgave og alle bestanddele.
• Procesplanen inkluderer en hensigtsmæssig\n proces for opstart, besigtigelse, gennemførelse og afslutning.
• Procesplanen\n fremstår robust og realistisk og at kritiske aktiviteter planlægges hensigtsmæssigt\n og gerne tidsligst muligt i forløbet.

Besvarelsen af ovenstående forhold\n bør være fagligt velfunderet og i videst muligt omfang forpligte tilbudsgiver (formuleringer\n som ”vil bestræbe sig på”, ”i muligt omfang” osv. bør derfor undgås). Der foretages\n en samlet evaluering af dette underkriterium.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 10

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn: Kvalitet

Beskrivelse: AD. KVALITET
Tilbudsgiver skal vedlægge materialeprøver, og disse vil blive inddraget\n i evalueringen i overensstemmelse med nedenstående konkretiserede forhold.

De\n nærmere detaljer vedrørende materialeprøver, herunder praktikken omkring indlevering\n og gennemgang, følger af udbudsbetingelsernes, pkt. 3.3

Ved evalueringen\n vil fokus vedr. materialeprøver være møbelprøver og belysningsprøver, samt Farve-\n og materialeprøver, inkl. prøver på polstring og effektgardiner:

Møbelprøver\n og belysningsprøver

Ordregiver vil foretage en samlet helhedsevaluering af\n de indleverede møbel- og belysningsprøver baseret på besigtigelse og afprøvning.

Ved\n evalueringen vil der særligt blive lagt vægt på følgende forhold:

• Æstetik:\n Heri vil indgå de tilbudte produkters æstetiske udtryk og design, og ordregiver vil\n i den sammenhæng lægge vægt på, at dette er enkelt og i tidløst design. Videre vil\n indgå det samlede designudtryk på tværs af de tilbudte produkter, og hvorvidt der\n sikres et ensartet sammenhæng, særligt henset til farvenuancer og materialer.
•\n Robusthed og materialevalg: Heri vil indgå en besigtigelse og test af de tilbudte\n produkters robusthed, herunder at konstruktion og materialer understøtter robuste\n produkter med tanke på møblets anvendelse og funktion.
• Komfort: Heri vil indgå\n en besigtigelse og test af de tilbudte stole og bordes ergonomi og brugervenlighed\n med tanke på møblets anvendelse og funktion.

Farve- og materialeprøver, inkl.\n prøver på polstring og effektgardiner

Ordregiver vil foretage en samlet\n helhedsevaluering af det indleverede baseret på ordregivers besigtigelse af disse.\n Ved evalueringen vil der særligt blive lagt vægt på:

• Visuel og æstetisk\n harmoni: Heri vil indgå i hvilket omfang, at det tilbudte sikrer sammenhæng mellem\n de forskellige møblers farver, overflader og øvrige materialer.

Der foretages\n en samlet evaluering af dette underkriterium.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 25

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn: Bæredygtighed

Beskrivelse: AD. BÆREDYGTIGHED
Vedr. underkriteriet ”Bæredygtighed” skal tilbudsgiver vedlægge\n en detaljeret og veldokumenteret redegørelse for de bæredygtighedstiltag, der er forbundet\n med opgaveløsningen under rammeaftalen. Redegørelsen bør omfatte relevante tiltag\n i hele produktets livscyklus, herunder særligt forhold vedrørende materialevalg og\n -kilder, emballering og logistik i forbindelse med levering, muligheder for lang levetid\n og reparation, samt ansvarlig bortskaffelse og/eller genanvendelse. Såfremt der tilbydes\n yderligere garanti, bør dette også fremgå. Som en del af redegørelsen kan tilbudsgiver\n inkludere hvorledes eventuelt opnåede miljøstandarder og miljømærker (ISO, EU-eco\n label og tilsvarende) konkret inddrages og medvirker til at sikre tiltagenes succesfulde\n gennemførelse. I det omfang, at tilbudte tiltag kan understøttes af dokumenterbare\n positive resultater i forhold til nedsat co2-forbrug, øget genanvendelighed o.lign.\n bør dette fremhæves.

Mangler i forhold til ovenstående medfører ikke, at\n tilbuddet anses som ikke-konditionsmæssigt, men kan få væsentlig betydning for evalueringen\n af underkriteriet. Redegørelsen skal indeholde tiltag udover det som minimum krævede,\n jf. bilag 1 – kravspecifikation og tilbudsliste

Evalueringen af underkriteriet\n ”Bæredygtighed” vil bero på tilbudsgivers tilbudte tiltag og forpligtelser i den vedlagte\n redegørelse, herunder i hvilket omfang, at der er tale om målrettede og effektive\n tiltag i alle eller flest mulige led i forsyningskæden. Videre vil det indgå i hvilket\n omfang, at opnåede standarder understøtter sikkerhed for, at tiltagene kontinuerligt\n gennemføres, ligesom at ambitiøs garanteret målopfyldelse/resultater (nedsat co2,\n øget genanvendelighed o.lign) for tiltagene ved levering til ordregiver vil indgå\n positivt. Besvarelsen af ovenstående forhold bør være fagligt velfunderet og i videst\n muligt omfang forpligte tilbudsgiver (formuleringer som ”vil bestræbe sig på”, ”i\n muligt omfang” osv. bør derfor undgås).

Der foretages en samlet evaluering\n af dette underkriterium.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 25

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale:

Rammeaftale uden fornyet iværksættelse af konkurrence

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem:

Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager: Klagenævnet for udbud

Oplysninger om klagefrister: Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud.

• Ved\n et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet\n eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives\n inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse\n af underretning om prækvalifikation.

• Andre klager over udbud eller beslutninger,\n f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller\n forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter\n ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

•\n Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og\n 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning\n om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven\n (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven\n skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens\n underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af en kontrakt\n baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem\n omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet\n skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens\n underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over en ordregivers beslutning\n om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet\n inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin\n beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

• Har ordregiveren fulgt\n proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren\n i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en\n kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til\n klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse\n af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

2 Procedure

2.1 Procedure

Title: Indkøb af løst inventar - Aarhus Universitet - Genudbud

Description: Beskrivelse af udbuddet
Baggrund
Universitetsbyen er Aarhus Universitets\n nye by-integrerede campus, hvor store dele af Aarhus BSS får en central placering\n i den nærmeste fremtid.
Aarhus BSS er det erhvervs- og samfundsvidenskabelige\n fakultet på Aarhus Universitet (AU), som i løbet af efteråret/vinteren 2025/2026 flytter\n ind i Universitetsbyen.
Universitetsbyen husede Århus Kommunehospital frem til\n 2019, hvor Forskningsfondens Ejendomsselskab (FEAS) overtog bygningerne og nu sammen\n med AU er i gang med at ombygge og renovere hospitalsbygningerne, så de bliver en\n integreret del af AU.

Nem adgang via passage
Universitetsbyen er forbundet\n med de øvrige institutter i Universitetsparken via passagen under Nørrebrogade, så\n det er nemt at komme fra det ene sted til det andet.

Samarbejde på tværs
Når\n fem ud af seks institutter fra Aarhus BSS samles på samme sted, skaber det et miljø,\n hvor studerende og medarbejdere kan trives og udvikle sig sammen.
Det giver også\n mulighed for et bedre samarbejde på tværs af fagområder, og forhåbentlig kan det også\n inspirere og tiltrække nye, dygtige og engagerede studerende og medarbejdere.

Et\n samlet Aarhus BSS
Samlet set giver Universitetsbyen og Universitetsparken Aarhus\n BSS én fælles, samlende campus i Aarhus, der kan styrke både de studerendes og forskernes\n samspil med det øvrige fakultet og universitetet samt eksterne samarbejdspartnere.
\n

Formålet med udbuddet

Formålet med nærværende udbud er at få en\n Rammeaftale der sikrer aftaledækning af Ordregivers behov for løst inventar i forbindelse\n med indflytningen i Universitetsbyen samt den videre Campus-udvikling i universitetsparken.\n Det forventes at udbuddet sikrer løst inventar til gode priser og kvalitet.

Initialanskaffelse

Aarhus\n BSS fraflytter ultimo 2025 helt Campus Fuglesangs Alle og flytter størstedelen af\n aktiviteten til nye lokaler i Universitetsbyen cirka 3 km væk. Indflytningen sker\n i to etaper i november 2025 og januar 2026. Det er derfor et krav at Leverandøren\n kan afsætte de nødvendige ressourcer til at varetage denne opgave og levere det angivne\n inventar til tiden. Se detaljeret opgavebeskrivelse i Bilag 5 - Initialanskaffelse\n af løst inventar

Procedure identifier: 89ac2fa4-d079-4e2b-bca2-1cc4b00f128a

Previous notice: 5aa2377d-a8e1-4255-94fe-19b8c160eb0c-01

Internal identifier: 2025-0839895

Type of procedure: Open

The procedure is accelerated: no

Main features of the procedure: Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens § 56 (Lov\n nr. 1564 af 15/12/2015), hvilket betyder, at alle interesserede Tilbudsgivere har\n mulighed for at afgive tilbud i tilknytning til nærværende udbud.

2.1.1 Purpose

Main nature of the contract: Supplies

Main classification (cpv): 39000000 Furniture (incl. office furniture), furnishings, domestic appliances (excl. lighting) and cleaning products

Additional classification (cpv): 31527300 Domestic lights

Additional classification (cpv): 34991000 Field operating lights

2.1.2 Place of performance

Town: Aarhus

Postcode: 8000

Country subdivision (NUTS): Østjylland (DK042)

Country: Denmark

2.1.3 Value

Estimated value excluding VAT: 4.000.000 Danish krone

2.1.4 General information

Call for competition is terminated

Additional information: Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbuddet udfylde et fælles europæisk udbudsdokument\n (ESPD) vedrørende egnethedskrav, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører\n eller andre støttende virksomheder.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et i\n Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i disse Udbudsbetingelsers afsnit\n 2.3 samt den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse.

A. Personlige forhold\n – Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal anvende ESPD’et til at bekræfte, at denne\n ikke er omfattet af:
• De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens\n §§135-136.
• Nedenstående frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137.\n

Den frivillige udelukkelsesgrunde er:

• Udbudslovens § 137, stk.\n 1, nr. 2 – Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling,\n hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under\n tvangs-akkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder\n sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat\n i national lovgivning, hvor Tilbudsgiveren er hjemhørende,

Såfremt Tilbudsgiver\n er omfattet af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil Tilbudsgiver blive udelukket fra\n at deltage i udbudsproceduren, jf. dog udbudslovens § 138.

Før tildeling\n af Aftalen skal Ordregiver kræve, at Tilbudsgiveren som Ordregiver har til hensigt\n at tildele Aftalen fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de\n oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, ESPD, i henhold\n til Udbudslovens § 148.

Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren\n kræve, at Tilbudsgiveren fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152,\n jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.\n

Ordregiveren kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation\n modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158.

Tilbudsgiver er\n ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når
1) Ordregiveren kan skaffe\n certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national\n database eller
2) Ordregiveren allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation\n fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Tilbudsgiver skal fremsende\n følgende dokumentation i forbindelse med evt. aftaleindgåelse:
• Hvis Tilbudsgiver\n baserer sig på andre virksomheders formåen (hvis relevant)
o Formular – Støtteerklæring,\n Anden enheds formåen

• Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant)\n
o Formular – Konsortieerklæring

Nedenstående dokumentation skal fremsendes,\n hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom:
• Tilbudsgivers personlige forhold
o\n Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere

•\n Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen

o Fremlæggelse af årsregnskaber\n eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land,\n hvor Tilbudsgiveren er etableret.
Årsregnskab for de 3 seneste disponible regnskabsår

o\n Fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgiverens samlede omsætning i de 3 seneste disponible\n regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin\n virksomhed.

• Teknisk eller faglig formåen
o Referencelisten fra ESPD’et\n betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

• Tro\n og love-erklæring ang. Rusland
o Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del\n af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger\n på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel\n 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel\n 1, nr. 23), og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter.

Ordregiver\n vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede\n har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men\n dette er ikke et krav.

Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende\n ovenstående udelukkelsesgrunde, må Serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder\n før tilbudsfristen.

Indhentning af Serviceattesten vil normalt tage mellem\n 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen.

Indhentning\n af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at berigtige\n de oplysninger der er afgivet i ESPDét.

Vedlæggelse af Formular – Konsortieerklæring\n
I forbindelse med evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende\n konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring.

I forbindelse med\n evt. Aftaleindgåelse skal der dertil underskrives en supplerende støtteerklæring,\n jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”.

Anvendelse af underleverandører:
Såfremt\n Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse,\n øn-skes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet.\n Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde\n ansvar under en eventuel Aftale.

Ordregivers anslåede/forventede samlede\n forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 4.000.000 DDK.

Ordregivers samlede\n forventede maksimal forbrug, der er omfattet af udbuddet, udgør 6.000.000 DKK.

Legal basis:

Directive 2014/24/EU

5 Lot

5.1 Lot technical ID: LOT-0000

Title: Indkøb af løst inventar - Aarhus Universitet - Genudbud

Internal identifier: 2025-0839895

5.1.1 Purpose

Main nature of the contract: Supplies

Main classification (cpv): 39000000 Furniture (incl. office furniture), furnishings, domestic appliances (excl. lighting) and cleaning products

Additional classification (cpv): 31527300 Domestic lights

Additional classification (cpv): 34991000 Field operating lights

5.1.2 Place of performance

Town: Aarhus

Postcode: 8000

Country subdivision (NUTS): Østjylland (DK042)

Country: Denmark

Additional information:

5.1.3 Estimated duration

Duration: 4 Year

5.1.4 Renewal

Maximum renewals: 0

5.1.5 Value

Estimated value excluding VAT: 4.000.000 Danish krone

Maximum value of the framework agreement: 6.000.000 Danish krone

5.1.6 General information

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes

5.1.7 Strategic procurement

5.1.10 Award criteria

Criterion:

Type: Price

Name: Pris

Description: Priser afgives i Bilag 1 – Kravspecifikation og Tilbudsliste.

Beregning\n af point:
Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”\n jf. afsnit 4.2 i udbudsbetingelserne

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 40

Criterion:

Type: Quality

Name: Procesplan

Description: AD. PROCESPLAN
Tilbudsgiver skal vedlægge en procesplan vedrørende den udbudte\n initialanskaffelse. Procesplanen skal konkret redegøre for, hvorledes arbejdet struktureres\n fra indgåelse af kontrakt til overdragelse af initialanskaffelsen, jf. bilag 5 herunder\n de af tilbudsgiver identificerede relevante aktiviteter. Tidsplanen skal overholde\n de i udbudsbetingelserne fastsatte milepæle.

Dokumentationen for dette underkriterium\n bør indeholde både et beskrivende dokument som identificerer og redegør for alle aktiviteter\n og deres løsning samt en tidsplan som giver et lettilgængeligt overblik.

Evalueringen\n af underkriteriet ”Procesplan” vil bero på tilbudsgivers evne til at tilrettelægge\n en realistisk og robust Procesplan, som giver sikkerhed for tidsmæssig levering inden\n for den i udbudsmaterialets fastsatte tidsramme for initialanskaffelsen, men også\n i nødvendigt omfang indtænker tid til eventuelle uforudsete begivenheder og udfordringer,\n ligesom den med fordel tager højde for levering til de mest anvendte områder først\n (studiezoner) og de mindst kritiske områder til sidst (opholdszoner, medarbejdere).\n Procesplanen skal vise, hvordan koordinering med øvrige leverandører og bygherre /Aarhus\n BSS er tænkt ind. Herunder hvordan kvalitetssikring af montering og bortskaffelse\n af affald fra inventaret håndteres.

STUDIEZONER ER ANGIVET PÅ TEGNINGERNE\n SOM HHV.:
• Overdækket gårdrum
• Åbne studiezoner
• Touch down
• Uformelt\n mødested
• Læsesale
• Klubben (Bygning 1332 035A, B og C)
• Lobby (1790)
•\n Café (1791)

For 181X er ovenstående områder placeret på niv. 00-02
For\n 183X er ovenstående områder placeret på niv. 00-01

For 1790 er ovenstående\n områder placeret på niv. 01-03 (Lobby og foyer)
For 1791 er ovenstående områder\n placeret på niv. 00-01

OPHOLDSZONER, MEDARBEJDERE:
• Touch down
•\n Uformelt mødested

For 181X er ovenstående områder placeret på niv. 03-05
For\n 183X er ovenstående områder placeret på niv. 00-01

I den sammenhæng vil det\n således indgå positivt i evalueringen at;
• Procesplanen demonstrerer forståelse\n for den samlede opgave og alle bestanddele.
• Procesplanen inkluderer en hensigtsmæssig\n proces for opstart, besigtigelse, gennemførelse og afslutning.
• Procesplanen\n fremstår robust og realistisk og at kritiske aktiviteter planlægges hensigtsmæssigt\n og gerne tidsligst muligt i forløbet.

Besvarelsen af ovenstående forhold\n bør være fagligt velfunderet og i videst muligt omfang forpligte tilbudsgiver (formuleringer\n som ”vil bestræbe sig på”, ”i muligt omfang” osv. bør derfor undgås). Der foretages\n en samlet evaluering af dette underkriterium.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 10

Criterion:

Type: Quality

Name: Kvalitet

Description: AD. KVALITET
Tilbudsgiver skal vedlægge materialeprøver, og disse vil blive inddraget\n i evalueringen i overensstemmelse med nedenstående konkretiserede forhold.

De\n nærmere detaljer vedrørende materialeprøver, herunder praktikken omkring indlevering\n og gennemgang, følger af udbudsbetingelsernes, pkt. 3.3

Ved evalueringen\n vil fokus vedr. materialeprøver være møbelprøver og belysningsprøver, samt Farve-\n og materialeprøver, inkl. prøver på polstring og effektgardiner:

Møbelprøver\n og belysningsprøver

Ordregiver vil foretage en samlet helhedsevaluering af\n de indleverede møbel- og belysningsprøver baseret på besigtigelse og afprøvning.

Ved\n evalueringen vil der særligt blive lagt vægt på følgende forhold:

• Æstetik:\n Heri vil indgå de tilbudte produkters æstetiske udtryk og design, og ordregiver vil\n i den sammenhæng lægge vægt på, at dette er enkelt og i tidløst design. Videre vil\n indgå det samlede designudtryk på tværs af de tilbudte produkter, og hvorvidt der\n sikres et ensartet sammenhæng, særligt henset til farvenuancer og materialer.
•\n Robusthed og materialevalg: Heri vil indgå en besigtigelse og test af de tilbudte\n produkters robusthed, herunder at konstruktion og materialer understøtter robuste\n produkter med tanke på møblets anvendelse og funktion.
• Komfort: Heri vil indgå\n en besigtigelse og test af de tilbudte stole og bordes ergonomi og brugervenlighed\n med tanke på møblets anvendelse og funktion.

Farve- og materialeprøver, inkl.\n prøver på polstring og effektgardiner

Ordregiver vil foretage en samlet\n helhedsevaluering af det indleverede baseret på ordregivers besigtigelse af disse.\n Ved evalueringen vil der særligt blive lagt vægt på:

• Visuel og æstetisk\n harmoni: Heri vil indgå i hvilket omfang, at det tilbudte sikrer sammenhæng mellem\n de forskellige møblers farver, overflader og øvrige materialer.

Der foretages\n en samlet evaluering af dette underkriterium.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 25

Criterion:

Type: Quality

Name: Bæredygtighed

Description: AD. BÆREDYGTIGHED
Vedr. underkriteriet ”Bæredygtighed” skal tilbudsgiver vedlægge\n en detaljeret og veldokumenteret redegørelse for de bæredygtighedstiltag, der er forbundet\n med opgaveløsningen under rammeaftalen. Redegørelsen bør omfatte relevante tiltag\n i hele produktets livscyklus, herunder særligt forhold vedrørende materialevalg og\n -kilder, emballering og logistik i forbindelse med levering, muligheder for lang levetid\n og reparation, samt ansvarlig bortskaffelse og/eller genanvendelse. Såfremt der tilbydes\n yderligere garanti, bør dette også fremgå. Som en del af redegørelsen kan tilbudsgiver\n inkludere hvorledes eventuelt opnåede miljøstandarder og miljømærker (ISO, EU-eco\n label og tilsvarende) konkret inddrages og medvirker til at sikre tiltagenes succesfulde\n gennemførelse. I det omfang, at tilbudte tiltag kan understøttes af dokumenterbare\n positive resultater i forhold til nedsat co2-forbrug, øget genanvendelighed o.lign.\n bør dette fremhæves.

Mangler i forhold til ovenstående medfører ikke, at\n tilbuddet anses som ikke-konditionsmæssigt, men kan få væsentlig betydning for evalueringen\n af underkriteriet. Redegørelsen skal indeholde tiltag udover det som minimum krævede,\n jf. bilag 1 – kravspecifikation og tilbudsliste

Evalueringen af underkriteriet\n ”Bæredygtighed” vil bero på tilbudsgivers tilbudte tiltag og forpligtelser i den vedlagte\n redegørelse, herunder i hvilket omfang, at der er tale om målrettede og effektive\n tiltag i alle eller flest mulige led i forsyningskæden. Videre vil det indgå i hvilket\n omfang, at opnåede standarder understøtter sikkerhed for, at tiltagene kontinuerligt\n gennemføres, ligesom at ambitiøs garanteret målopfyldelse/resultater (nedsat co2,\n øget genanvendelighed o.lign) for tiltagene ved levering til ordregiver vil indgå\n positivt. Besvarelsen af ovenstående forhold bør være fagligt velfunderet og i videst\n muligt omfang forpligte tilbudsgiver (formuleringer som ”vil bestræbe sig på”, ”i\n muligt omfang” osv. bør derfor undgås).

Der foretages en samlet evaluering\n af dette underkriterium.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 25

5.1.15 Techniques

Framework agreement:

Framework agreement, without reopening of competition

Information about the dynamic purchasing system:

No dynamic purchase system

5.1.16 Further information, mediation and review

Review organisation: Klagenævnet for udbud

Information about review deadlines: Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud.

• Ved\n et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet\n eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives\n inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse\n af underretning om prækvalifikation.

• Andre klager over udbud eller beslutninger,\n f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller\n forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter\n ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

•\n Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og\n 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning\n om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven\n (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven\n skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens\n underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af en kontrakt\n baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem\n omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet\n skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens\n underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over en ordregivers beslutning\n om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet\n inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin\n beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

• Har ordregiveren fulgt\n proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren\n i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en\n kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til\n klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse\n af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Organisation providing more information on the review procedures: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen