5 Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten: LOT-0000

Titel: LEVERING AF FORBRUGSMÅLERE OG -REGNSKABER SAMT HÅNDTERING AF FORBRUGSKLAGER

Beskrivelse: Dette udbud vedrører levering og installation af forbrugsmålere (varme-, vand-, el-\n og energimålere), opsamling, dataudveksling via API og validering af forbrugsdata,\n udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt håndtering af forbrugsklager for Boligselskabet\n Sjælland. Den udbudte kontrakt omfatter afdelingerne og boligerne i følgende områder\n af Ordregivers organisation: Roskilde, Viby, Ølstykke, Borup, Køge, Ringsted, Glumsø,\n Vordingborg, Solrød, Tølløse og Holbæk. Kontrakten omfatter også afdelingerne for\n boligselskabet BoliGrøn og Hvalsø Boligselskab, som Ordregiver administrerer.Sammensætningen\n af boligafdelinger samt antallet af disses lejemål kan evt. skifte i kontraktperioden,\n fx ifm. nybyggeri, nedlægning af boliger og afdelinger ol. Leverandøren skal acceptere\n sådanne ændringer.Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år med option på forlængelse\n i 1 x 1 år på uændrede vilkår.Kontraktens forventede værdi er 25 mio. kr. ekskl. moms\n og er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer\n med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet.

Intern ID: 265679838

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål: Tjenesteydelser

Supplerende kontrakttype: Varer

Primær klassifikation (cpv): 65500000 Aflæsning af målere

Supplerende klassifikation (cpv): 31644000 Diverse dataregistreringsudstyr

Supplerende klassifikation (cpv): 38421100 Vandmålere

Supplerende klassifikation (cpv): 38551000 Energimålere

Supplerende klassifikation (cpv): 38552000 Elektroniske målere

Supplerende klassifikation (cpv): 38554000 Elektricitetsmålere

Supplerende klassifikation (cpv): 38931000 Temperatur/fugtmålere

Supplerende klassifikation (cpv): 44115220 Dele til varmeinstallationer

Supplerende klassifikation (cpv): 50411100 Reparation og vedligeholdelse af vandmålere

Supplerende klassifikation (cpv): 50411300 Reparation og vedligeholdelse af elmålere

Supplerende klassifikation (cpv): 72314000 Indsamling og bearbejdning af data

Supplerende klassifikation (cpv): 72316000 Dataanalyse

Supplerende klassifikation (cpv): 72317000 Datalagring

Supplerende klassifikation (cpv): 72319000 Levering af data

Mængde: 49.750 styk

Valgmuligheder:

Beskrivelse af optioner: Option 1: Ordregiver har mulighed for at forlænge
kontrakten i 1 x 1 år på uændrede\n vilkår.
Option 2: Leverandøren står for udsendelse af forbrugsregnskabet
/kommunikationen\n (men ikke varsling, der er omfattet i installationsprocessen, til
den enkelte\n beboer), enten digitalt eller i
fysisk form via postforsendelse/-omdeling. Omdelingsformen\n aftales fra sag til sag.
• Denne option skal kunne til- eller fravælges fra anlæg\n til anlæg
• Alle omkostninger forbundet med tabte sager, der kan tilskrives Leverandøren,\n
skal afholdes af Leverandøren
Bemærk: Option 2 skal prissættes i Bilag 2\n – Tilbudsliste, under fane bilag 2b, række
/punkt 77 og 78.

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS): Østsjælland (DK021)

Land: Danmark

Yderligere oplysninger:

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS): Vest- og Sydsjælland (DK022)

Land: Danmark

Yderligere oplysninger:

5.1.3 Anslået varighed

Startdato: 01-02-2026

Varigheds slutdato: 31-01-2035

5.1.4 Fornyelse

Højeste antal fornyelser: 1

Yderligere oplysninger om fornyelser: Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år
med option på forlængelse i 1 x\n 1 år på uændrede vilkår.

5.1.6 Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA): ja

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Pris

Navn: Pris

Beskrivelse: Tilbudsgiver skal følge instruksen i Bilag 2 - Tilbudsliste for dennes udfyldelse.\n Tilbudsgiver skal udfylde samtlige gule felter i Bilag 2 - Tilbudsliste, herunder\n afgive priser for målere, service og restmontage, data og forbrugsregnskaber.
Tilbudsgivers\n afgivne priser i Bilag 2 - Tilbudsliste under faneblad Bilag 2b,
tilbudsliste\n 2025 opsummeres i én samlet tilbudssum pr. tilbudsgiver under
faneblad Bilag\n 2a, tilbudssum 2025. Fra den samlede tilbudssum pr. tilbudsgiver
udregnes point,\n jf. afsnit 8.1 i udbudsbetingelserne, som derefter vægtes med 40
%, som er vægtningen\n for underkriteriet ”pris”.
Tilbudsgivers priser skal være ekskl. moms og indeholde\n alle nødvendige
omkostninger til leverancens gennemførelse, herunder alle former\n for tillæg,
afgifter, abonnementer, licenser, udlæg, service, garantier, administration,\n
forsikringsudgifter, levering, pletmaling, kørsel, support, hosting og data samt\n
hardware der, ud over fordelingsmålere, er nødvendige for leverancen.
Priserne\n skal indeholde samtlige gældende offentlige afgifter og gebyrer på
tidspunktet\n for Kontraktens underskrift. Ordregiver vil ikke acceptere andre
gebyr som f.eks.\n fakturagebyr, ekspeditionsgebyr og lignende, medmindre det
kan dokumenteres,\n at der er tale om en afgift til det offentlige.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 40

Kriterium:

Type: Kvalitet

Beskrivelse: Ordregiver har valgt, at Underkriteriet ”Kvalitet” evalueres på elementer, som beskrevet\n i Delkriterium 1-3.
Tilbudsgivers besvarelser for Underkriteriet ”Kvalitet” skal\n angives i Bilag 4 –
Løsningsbesvarelse. Ved evalueringen af de modtagne besvarelser,\n vil der blive
lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har beskrevet en systematisk\n og pålidelig
tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som\n imødekommer
Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og\n klagehåndtering.
Delkriterium 1: Mennesket - Kommunikation, adfærd og tryghed\n i leverancen
(Vægt: 40%)
Beboernes oplevelse i forbindelse med både installations-\n og regnskabsprocessen er af stor betydning for Ordregiver. Leverandøren skal sikre,\n at dennes medarbejdere og processer skaber en tryg, respektfuld og gennemsigtig oplevelse\n for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan og\n hvornår informeres beboeren om installation, regnskaber og
eventuelle opfølgningstjenester?
•\n Hvordan sikres det, at Leverandørens medarbejdere optræder professionelt, med respekt\n for beboerens hjem og privatliv?
• Hvordan præsenteres regnskaberne på en måde,\n der er letforståelig for beboeren, og hvordan formidles information om forbrug?
•\n Hvordan håndteres beboernes spørgsmål om forbrug og regnskaber?
Tilbudsgiver\n skal beskrive reaktions- og svartider for både telefoniske og
skriftlige henvendelser\n samt tilbudsgivers tilgang til individuel behandling af
spørgsmål og klager.
Hvad\n vægtes:
• Klar og entydig kommunikation og information er essentiel. Det vægtes\n højt, at
informationen er letforståelig, og at den sikrer, at alle beboere bliver\n informeret
korrekt
• Leverandørens tilgængelighed og hurtige svartider på\n henvendelser fra både
beboere og BOSJ-medarbejdere vægtes ligeledes højt
•\n Det vægtes også højt, at regnskaber er letforståelige, og at der gives individuel\n
rådgivning om forbrug, herunder forslag til reduktion af forbrug

Delkriterium\n 2: Hjemmet - Kvalitet, orden og respekt for beboerens hjem (Vægt: 40%)
Ordregiver\n ønsker, at alle installationer og regnskaber sker med størst mulig respekt for beboerens\n hjem. Kvaliteten og forudsigeligheden af leverancerne er væsentlige, og installationerne\n skal forårsage minimal gene i beboernes boliger.
Leverandøren skal sikre, at\n arbejdet i og omkring beboernes hjem udføres med høj kvalitet og respekt for beboeren.\n Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan sikres en realistisk\n projektplan for installationsarbejdet, inkl. varsling af
beboeren og håndtering\n af boliger, hvor der ikke blev givet adgang i første
installationsrunde?
•\n Hvad er den forventede varighed for installationsopgaven - fra første
installationsdag\n til data kan ses af beboeren i præsentationssoftwaren?
• Hvordan sikres oprydning\n efter installationen, beskyttelse af bolig samt minimal
forstyrrelse under arbejdet?
•\n Hvad sker der, hvis beboer ikke har ryddet installationsstedet og har møbler foran\n måleren?
• Hvordan sikres korrekt opbevaring og returnering af boligernes nøgler?
•\n Hvordan sikres kvaliteten af installationsarbejdet, og hvordan udføres kontrol,
observationstid\n og dokumentation af udført arbejde?
• Hvordan sikres kvalitet, struktur og rettidig\n aflevering af (fysiske) regnskaber?
• Hvordan sikres datavalidering og kvalitetssikring\n før udarbejdelse af regnskaber?
Hvad vægtes:
• Det vægtes højt, at tilbudsgiver\n præsenterer en realistisk projektplan, der
sikrer, at installationen afsluttes\n hurtigt og effektivt med minimal forstyrrelse
• Det vægtes ligeledes højt, at\n installationer og regnskaber er systematisk
kvalitetssikret for at minimere fejl.\n Desuden skal der være klare procedurer for
håndtering af udfordringer under installationsarbejdet,\n som f.eks. manglende
rydning af ”genstande” i installationsområdet.
• Fleksibilitet\n i installation og håndtering af beboerens hjem, samt at installationen forårsager\n minimal gene, vægtes også højt.
Delkriterium 3: Klimaet - Energibevidsthed og\n bæredygtige løsninger (Vægt: 20%)
Ordregiver prioriterer løsninger, der understøtter\n bæredygtighed, både i forhold
til klima, energiforbrug og ressourcer. Leverandørens\n processer og tekniske
løsninger skal bidrage til en energieffektiv og miljøvenlig\n boligdrift. Tilbudsgiver
skal beskrive tilgangen til følgende:
• Ved installation\n af fordelingsmålere, hvordan sikres valide data, der giver et
korrekt grundlag\n for energibesparelser?
• Hvordan bidrager digitaliseringen af regnskaber til at\n reducere papirforbrug?
• Hvordan optimeres logistik og ruteplanlægning for at\n minimere CO₂-aftrykket?
• Hvordan understøtter den tilbudte løsning beboernes\n energibevidsthed?
• Hvordan sikrer alarmer og notifikationer mod utilsigtet forbrug\n og hvad er
reaktionstiderne fra f.eks. lækage opstår til alarm/notifikation meldes?
•\n Hvordan håndteres genbrug af materialer fra nedtagne målere, og hvordan sikres bæredygtig\n bortskaffelse?
Hvad vægtes:
Det vægtes højt
• at forbrugsdata er valide\n og baseret på faktiske aflæsninger (ikke skønnede data)
• at regnskaber fremover\n leveres digitalt, og dermed reducere papirforbruget
• at Leverandørens bilpark\n og ruteplanlægning optimeres for at minimere CO₂-
aftrykket
• at Leverandøren\n sikrer genbrug af materialer og en bæredygtig bortskaffelse af
udtjente målere
Besvarelsen\n for hvert delkriterium, Delkriteriet 1-3, må maksimalt være på 3 A4-
sider (samlet\n 9 A4-sider) á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen
Calibri i størrelse\n 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen,
tæller de med\n 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede
begrænsning på 3 A4-sider\n per delkriterium. Sider og/eller tegn ud over
begrænsningen vil ikke blive medtaget\n i evalueringen.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 30

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn: IT Service

Beskrivelse: Tilbudsgivers besvarelser for underkriteriet ”IT Service” skal angives i Bilag 4 –\n Løsningsbesvarelse.
Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive\n lagt vægt på, i hvilken
grad tilbudsgiver har dokumenteret en systematisk og\n pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer\n Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering.
Ordregiver\n gør opmærksom på, at tilbudsgivers besvarelse af Underkriterie 3 i
Bilag 4 –\n Løsningsbesvarelse skal danne baggrund for fælles udarbejdelse af
dokumentet\n Bilag 3a – IT Service Level Agreement. Dette skal ske inden Kontraktens indgåelse,\n dog senest 5 hverdage efter udløbet af standstillperioden, som beskrevet under afsnit\n 3.1 Betingelser i Udkast til Kontrakt.
Ordregivers IT-afdeling har bl.a. til\n opgave at sikre, at enhver leverandør af
Software as a Service (SaaS) produkt\n til Ordregiver lever op til minimumskrav
omkring specifikke IT-tekniske behov\n såvel som ikke funktionelle behov/NFR
(Non Functional Requierement).
Som\n besvarelse på dette underkriterie, skal Leverandøren redegøre for et samlet
dokumentationskompleks,\n hvor dokumenttyper og indholdsfortegnelser er på plads.
Tilbudsgiver skal i sin\n beskrivelse tydeligt vise, at tilbudsgiver generelt lever op til
såvel danske\n som EU-krav herunder Persondatasikkerhed og IT-sikkerhed inkl.
dataopbevaring.\n Beskrivelsen skal bl.a. omfatte nedenstående punkter:
• Hvordan Single Sign On\n etableres omkostningsfrit for Ordregiver
• Hvordan To-faktor login (Multi Factor\n Authentication (MFA)) kan styres, og
hvordan oplæring i det tænkes gennemført\n uden omkostninger for Ordregiver.
Der skal endvidere beskrives et eksempel på\n faktisk bruger, hvor to-faktor login
er etableret.
• I Application Programming\n Interface (API) skal være beskrevet, hvordan de
krævede data kan skrives og læses.\n Beskrivelsen må gerne forfattes på engelsk.
• Hvordan løsningen er sikret mod\n datalæk, og cyber trusler herunder hackerangreb
• Kræver løsningen udveksling\n af data til 3. part, skal det fremgå af beskrivelsen
inkl. Software- producent,\n samt hvilke data der udveksles
• Brugerstyring skal beskrives tydeligt, og der\n skal være logning af logins med
brugernavn og logintidspunkt. Afhængig af behov\n forventes mulighed for
administrator adgang, så Ordregiver kan få adgang til\n brugerstyring og logindata.
• De krævede konceptuelle roller skal beskrives med\n formål og rettigheder
• Svartider, normalt omgående svartider på udfyldelse af\n skærmbilleder og
maksimalt to sekunders svartider efter udfyldelse af skærmbilleder\n plus latency.
Dvs. såfremt der er længere svartider skal det tydeligt beskrives,\n hvor dette kan
forventes.
• Skalering, både i datamængder og brugerantal.\n Dvs. evt. begrænsninger skal
tydeligt beskrives
• Hensyn til miljø skal\n beskrives – det er en parameter hos Ordregiver at der tænkes på bla. energiforbrug
•\n I forhold til adgang til support, skal det beskrives hvordan support kan kontaktes\n samt hvornår?
• Det forventes også, at procedure for fejl- og supporthåndtering\n er beskrevet
supportmål: Forventede reaktionstider på forskellige kategorier\n af support skal
være beskrevet, og såfremt det er kritiske produkter, der leveres\n til Ordregiver,
skal den forventede løsningstid også være beskrevet.
• Hvor/\n hvordan kan aktuel driftsstatus og planlagte servicevinduer ses skal også
være\n beskrevet
• Hvordan fås adgang til dokumentation af oppetid?
Hvad vægtes:
•\n Den samlede beskrivelse vægtes højt i forhold til pointgivningen specielt, hvad
angår\n inlogning, dataudveksling via API, data der kan skrives og læses, datasikring, adgang\n til support og oppetider
• Det vægtes ligeledes højt, at beskrivelsen er egnet\n til at indgå i Bilag 3a - IT Service Level Agreement
• Særligt lægges der vægt\n på, at der i beskrivelsen er oplyst en evt. tidsfrist, hvis
der skal ske færdigudvikling/-implementering\n af software af en API, så
Leverandøren kan levere det krævede
Besvarelsen\n for Underkriteriet 3 må maksimalt være på 6 A4-sider á 2.200 tegn
inkl. mellemrum,\n skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15.
Indsættes\n der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en\n del af den samlede begrænsning på 6 A4-sider. Sider og /eller tegn ud over begrænsningen\n vil ikke blive medtaget i evalueringen.

Kategori for tildelingskriteriet tærskel: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi: 30

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale:

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem:

Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus

Oplysninger om klagefrister: I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer,\n gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger\n omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf.\n lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage\n efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions\n Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter\n den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

30 kalenderdage regnet\n fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere\n om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et\n dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse\n for beslutningen;

6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale\n regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere\n og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

20 kalenderdage\n regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens\n § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for\n at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3,\n skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt\n uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions\n Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra\n dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den\n Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at\n bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele\n kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske\n Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet\n for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren\n om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet\n i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage,\n som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de\n nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning,\n jf. lovens § 12, stk. 1.

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

5 Lot

5.1 Lot technical ID: LOT-0000

Title: LEVERING AF FORBRUGSMÅLERE OG -REGNSKABER SAMT HÅNDTERING AF FORBRUGSKLAGER

Description: Dette udbud vedrører levering og installation af forbrugsmålere (varme-, vand-, el-\n og energimålere), opsamling, dataudveksling via API og validering af forbrugsdata,\n udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt håndtering af forbrugsklager for Boligselskabet\n Sjælland. Den udbudte kontrakt omfatter afdelingerne og boligerne i følgende områder\n af Ordregivers organisation: Roskilde, Viby, Ølstykke, Borup, Køge, Ringsted, Glumsø,\n Vordingborg, Solrød, Tølløse og Holbæk. Kontrakten omfatter også afdelingerne for\n boligselskabet BoliGrøn og Hvalsø Boligselskab, som Ordregiver administrerer.Sammensætningen\n af boligafdelinger samt antallet af disses lejemål kan evt. skifte i kontraktperioden,\n fx ifm. nybyggeri, nedlægning af boliger og afdelinger ol. Leverandøren skal acceptere\n sådanne ændringer.Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år med option på forlængelse\n i 1 x 1 år på uændrede vilkår.Kontraktens forventede værdi er 25 mio. kr. ekskl. moms\n og er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer\n med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet.

Internal identifier: 265679838

5.1.1 Purpose

Main nature of the contract: Services

Additional nature of the contract: Supplies

Main classification (cpv): 65500000 Meter reading service

Additional classification (cpv): 31644000 Miscellaneous data recorders

Additional classification (cpv): 38421100 Water meters

Additional classification (cpv): 38551000 Energy meters

Additional classification (cpv): 38552000 Electronic meters

Additional classification (cpv): 38554000 Electricity meters

Additional classification (cpv): 38931000 Temperature humidity testers

Additional classification (cpv): 44115220 Heating materials

Additional classification (cpv): 50411100 Repair and maintenance services of water meters

Additional classification (cpv): 50411300 Repair and maintenance services of electricity meters

Additional classification (cpv): 72314000 Data collection and collation services

Additional classification (cpv): 72316000 Data analysis services

Additional classification (cpv): 72317000 Data storage services

Additional classification (cpv): 72319000 Data supply services

Quantity: 49.750 piece

Options:

Description of the options: Option 1: Ordregiver har mulighed for at forlænge
kontrakten i 1 x 1 år på uændrede\n vilkår.
Option 2: Leverandøren står for udsendelse af forbrugsregnskabet
/kommunikationen\n (men ikke varsling, der er omfattet i installationsprocessen, til
den enkelte\n beboer), enten digitalt eller i
fysisk form via postforsendelse/-omdeling. Omdelingsformen\n aftales fra sag til sag.
• Denne option skal kunne til- eller fravælges fra anlæg\n til anlæg
• Alle omkostninger forbundet med tabte sager, der kan tilskrives Leverandøren,\n
skal afholdes af Leverandøren
Bemærk: Option 2 skal prissættes i Bilag 2\n – Tilbudsliste, under fane bilag 2b, række
/punkt 77 og 78.

5.1.2 Place of performance

Country subdivision (NUTS): Østsjælland (DK021)

Country: Denmark

Additional information:

5.1.2 Place of performance

Country subdivision (NUTS): Vest- og Sydsjælland (DK022)

Country: Denmark

Additional information:

5.1.3 Estimated duration

Start date: 01-02-2026

Duration end date: 31-01-2035

5.1.4 Renewal

Maximum renewals: 1

Other information about renewals: Den udbudte Kontrakt har en varighed på 8 år
med option på forlængelse i 1 x\n 1 år på uændrede vilkår.

5.1.6 General information

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes

5.1.10 Award criteria

Criterion:

Type: Price

Name: Pris

Description: Tilbudsgiver skal følge instruksen i Bilag 2 - Tilbudsliste for dennes udfyldelse.\n Tilbudsgiver skal udfylde samtlige gule felter i Bilag 2 - Tilbudsliste, herunder\n afgive priser for målere, service og restmontage, data og forbrugsregnskaber.
Tilbudsgivers\n afgivne priser i Bilag 2 - Tilbudsliste under faneblad Bilag 2b,
tilbudsliste\n 2025 opsummeres i én samlet tilbudssum pr. tilbudsgiver under
faneblad Bilag\n 2a, tilbudssum 2025. Fra den samlede tilbudssum pr. tilbudsgiver
udregnes point,\n jf. afsnit 8.1 i udbudsbetingelserne, som derefter vægtes med 40
%, som er vægtningen\n for underkriteriet ”pris”.
Tilbudsgivers priser skal være ekskl. moms og indeholde\n alle nødvendige
omkostninger til leverancens gennemførelse, herunder alle former\n for tillæg,
afgifter, abonnementer, licenser, udlæg, service, garantier, administration,\n
forsikringsudgifter, levering, pletmaling, kørsel, support, hosting og data samt\n
hardware der, ud over fordelingsmålere, er nødvendige for leverancen.
Priserne\n skal indeholde samtlige gældende offentlige afgifter og gebyrer på
tidspunktet\n for Kontraktens underskrift. Ordregiver vil ikke acceptere andre
gebyr som f.eks.\n fakturagebyr, ekspeditionsgebyr og lignende, medmindre det
kan dokumenteres,\n at der er tale om en afgift til det offentlige.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 40

Criterion:

Type: Quality

Description: Ordregiver har valgt, at Underkriteriet ”Kvalitet” evalueres på elementer, som beskrevet\n i Delkriterium 1-3.
Tilbudsgivers besvarelser for Underkriteriet ”Kvalitet” skal\n angives i Bilag 4 –
Løsningsbesvarelse. Ved evalueringen af de modtagne besvarelser,\n vil der blive
lagt vægt på, i hvilken grad tilbudsgiver har beskrevet en systematisk\n og pålidelig
tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som\n imødekommer
Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og\n klagehåndtering.
Delkriterium 1: Mennesket - Kommunikation, adfærd og tryghed\n i leverancen
(Vægt: 40%)
Beboernes oplevelse i forbindelse med både installations-\n og regnskabsprocessen er af stor betydning for Ordregiver. Leverandøren skal sikre,\n at dennes medarbejdere og processer skaber en tryg, respektfuld og gennemsigtig oplevelse\n for beboeren. Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan og\n hvornår informeres beboeren om installation, regnskaber og
eventuelle opfølgningstjenester?
•\n Hvordan sikres det, at Leverandørens medarbejdere optræder professionelt, med respekt\n for beboerens hjem og privatliv?
• Hvordan præsenteres regnskaberne på en måde,\n der er letforståelig for beboeren, og hvordan formidles information om forbrug?
•\n Hvordan håndteres beboernes spørgsmål om forbrug og regnskaber?
Tilbudsgiver\n skal beskrive reaktions- og svartider for både telefoniske og
skriftlige henvendelser\n samt tilbudsgivers tilgang til individuel behandling af
spørgsmål og klager.
Hvad\n vægtes:
• Klar og entydig kommunikation og information er essentiel. Det vægtes\n højt, at
informationen er letforståelig, og at den sikrer, at alle beboere bliver\n informeret
korrekt
• Leverandørens tilgængelighed og hurtige svartider på\n henvendelser fra både
beboere og BOSJ-medarbejdere vægtes ligeledes højt
•\n Det vægtes også højt, at regnskaber er letforståelige, og at der gives individuel\n
rådgivning om forbrug, herunder forslag til reduktion af forbrug

Delkriterium\n 2: Hjemmet - Kvalitet, orden og respekt for beboerens hjem (Vægt: 40%)
Ordregiver\n ønsker, at alle installationer og regnskaber sker med størst mulig respekt for beboerens\n hjem. Kvaliteten og forudsigeligheden af leverancerne er væsentlige, og installationerne\n skal forårsage minimal gene i beboernes boliger.
Leverandøren skal sikre, at\n arbejdet i og omkring beboernes hjem udføres med høj kvalitet og respekt for beboeren.\n Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til følgende:
• Hvordan sikres en realistisk\n projektplan for installationsarbejdet, inkl. varsling af
beboeren og håndtering\n af boliger, hvor der ikke blev givet adgang i første
installationsrunde?
•\n Hvad er den forventede varighed for installationsopgaven - fra første
installationsdag\n til data kan ses af beboeren i præsentationssoftwaren?
• Hvordan sikres oprydning\n efter installationen, beskyttelse af bolig samt minimal
forstyrrelse under arbejdet?
•\n Hvad sker der, hvis beboer ikke har ryddet installationsstedet og har møbler foran\n måleren?
• Hvordan sikres korrekt opbevaring og returnering af boligernes nøgler?
•\n Hvordan sikres kvaliteten af installationsarbejdet, og hvordan udføres kontrol,
observationstid\n og dokumentation af udført arbejde?
• Hvordan sikres kvalitet, struktur og rettidig\n aflevering af (fysiske) regnskaber?
• Hvordan sikres datavalidering og kvalitetssikring\n før udarbejdelse af regnskaber?
Hvad vægtes:
• Det vægtes højt, at tilbudsgiver\n præsenterer en realistisk projektplan, der
sikrer, at installationen afsluttes\n hurtigt og effektivt med minimal forstyrrelse
• Det vægtes ligeledes højt, at\n installationer og regnskaber er systematisk
kvalitetssikret for at minimere fejl.\n Desuden skal der være klare procedurer for
håndtering af udfordringer under installationsarbejdet,\n som f.eks. manglende
rydning af ”genstande” i installationsområdet.
• Fleksibilitet\n i installation og håndtering af beboerens hjem, samt at installationen forårsager\n minimal gene, vægtes også højt.
Delkriterium 3: Klimaet - Energibevidsthed og\n bæredygtige løsninger (Vægt: 20%)
Ordregiver prioriterer løsninger, der understøtter\n bæredygtighed, både i forhold
til klima, energiforbrug og ressourcer. Leverandørens\n processer og tekniske
løsninger skal bidrage til en energieffektiv og miljøvenlig\n boligdrift. Tilbudsgiver
skal beskrive tilgangen til følgende:
• Ved installation\n af fordelingsmålere, hvordan sikres valide data, der giver et
korrekt grundlag\n for energibesparelser?
• Hvordan bidrager digitaliseringen af regnskaber til at\n reducere papirforbrug?
• Hvordan optimeres logistik og ruteplanlægning for at\n minimere CO₂-aftrykket?
• Hvordan understøtter den tilbudte løsning beboernes\n energibevidsthed?
• Hvordan sikrer alarmer og notifikationer mod utilsigtet forbrug\n og hvad er
reaktionstiderne fra f.eks. lækage opstår til alarm/notifikation meldes?
•\n Hvordan håndteres genbrug af materialer fra nedtagne målere, og hvordan sikres bæredygtig\n bortskaffelse?
Hvad vægtes:
Det vægtes højt
• at forbrugsdata er valide\n og baseret på faktiske aflæsninger (ikke skønnede data)
• at regnskaber fremover\n leveres digitalt, og dermed reducere papirforbruget
• at Leverandørens bilpark\n og ruteplanlægning optimeres for at minimere CO₂-
aftrykket
• at Leverandøren\n sikrer genbrug af materialer og en bæredygtig bortskaffelse af
udtjente målere
Besvarelsen\n for hvert delkriterium, Delkriteriet 1-3, må maksimalt være på 3 A4-
sider (samlet\n 9 A4-sider) á 2.200 tegn inkl. mellemrum, skrevet med skrifttypen
Calibri i størrelse\n 11 og linjeafstand 1,15. Indsættes der figur/tabel i besvarelsen,
tæller de med\n 800 tegn og vil blive betragtet som en del af den samlede
begrænsning på 3 A4-sider\n per delkriterium. Sider og/eller tegn ud over
begrænsningen vil ikke blive medtaget\n i evalueringen.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 30

Criterion:

Type: Quality

Name: IT Service

Description: Tilbudsgivers besvarelser for underkriteriet ”IT Service” skal angives i Bilag 4 –\n Løsningsbesvarelse.
Ved evalueringen af de modtagne besvarelser, vil der blive\n lagt vægt på, i hvilken
grad tilbudsgiver har dokumenteret en systematisk og\n pålidelig tilgang til installation, datavalidering og forbrugsafregning, som imødekommer\n Ordregivers behov og sikrer høj datakvalitet, brugervenlighed og klagehåndtering.
Ordregiver\n gør opmærksom på, at tilbudsgivers besvarelse af Underkriterie 3 i
Bilag 4 –\n Løsningsbesvarelse skal danne baggrund for fælles udarbejdelse af
dokumentet\n Bilag 3a – IT Service Level Agreement. Dette skal ske inden Kontraktens indgåelse,\n dog senest 5 hverdage efter udløbet af standstillperioden, som beskrevet under afsnit\n 3.1 Betingelser i Udkast til Kontrakt.
Ordregivers IT-afdeling har bl.a. til\n opgave at sikre, at enhver leverandør af
Software as a Service (SaaS) produkt\n til Ordregiver lever op til minimumskrav
omkring specifikke IT-tekniske behov\n såvel som ikke funktionelle behov/NFR
(Non Functional Requierement).
Som\n besvarelse på dette underkriterie, skal Leverandøren redegøre for et samlet
dokumentationskompleks,\n hvor dokumenttyper og indholdsfortegnelser er på plads.
Tilbudsgiver skal i sin\n beskrivelse tydeligt vise, at tilbudsgiver generelt lever op til
såvel danske\n som EU-krav herunder Persondatasikkerhed og IT-sikkerhed inkl.
dataopbevaring.\n Beskrivelsen skal bl.a. omfatte nedenstående punkter:
• Hvordan Single Sign On\n etableres omkostningsfrit for Ordregiver
• Hvordan To-faktor login (Multi Factor\n Authentication (MFA)) kan styres, og
hvordan oplæring i det tænkes gennemført\n uden omkostninger for Ordregiver.
Der skal endvidere beskrives et eksempel på\n faktisk bruger, hvor to-faktor login
er etableret.
• I Application Programming\n Interface (API) skal være beskrevet, hvordan de
krævede data kan skrives og læses.\n Beskrivelsen må gerne forfattes på engelsk.
• Hvordan løsningen er sikret mod\n datalæk, og cyber trusler herunder hackerangreb
• Kræver løsningen udveksling\n af data til 3. part, skal det fremgå af beskrivelsen
inkl. Software- producent,\n samt hvilke data der udveksles
• Brugerstyring skal beskrives tydeligt, og der\n skal være logning af logins med
brugernavn og logintidspunkt. Afhængig af behov\n forventes mulighed for
administrator adgang, så Ordregiver kan få adgang til\n brugerstyring og logindata.
• De krævede konceptuelle roller skal beskrives med\n formål og rettigheder
• Svartider, normalt omgående svartider på udfyldelse af\n skærmbilleder og
maksimalt to sekunders svartider efter udfyldelse af skærmbilleder\n plus latency.
Dvs. såfremt der er længere svartider skal det tydeligt beskrives,\n hvor dette kan
forventes.
• Skalering, både i datamængder og brugerantal.\n Dvs. evt. begrænsninger skal
tydeligt beskrives
• Hensyn til miljø skal\n beskrives – det er en parameter hos Ordregiver at der tænkes på bla. energiforbrug
•\n I forhold til adgang til support, skal det beskrives hvordan support kan kontaktes\n samt hvornår?
• Det forventes også, at procedure for fejl- og supporthåndtering\n er beskrevet
supportmål: Forventede reaktionstider på forskellige kategorier\n af support skal
være beskrevet, og såfremt det er kritiske produkter, der leveres\n til Ordregiver,
skal den forventede løsningstid også være beskrevet.
• Hvor/\n hvordan kan aktuel driftsstatus og planlagte servicevinduer ses skal også
være\n beskrevet
• Hvordan fås adgang til dokumentation af oppetid?
Hvad vægtes:
•\n Den samlede beskrivelse vægtes højt i forhold til pointgivningen specielt, hvad
angår\n inlogning, dataudveksling via API, data der kan skrives og læses, datasikring, adgang\n til support og oppetider
• Det vægtes ligeledes højt, at beskrivelsen er egnet\n til at indgå i Bilag 3a - IT Service Level Agreement
• Særligt lægges der vægt\n på, at der i beskrivelsen er oplyst en evt. tidsfrist, hvis
der skal ske færdigudvikling/-implementering\n af software af en API, så
Leverandøren kan levere det krævede
Besvarelsen\n for Underkriteriet 3 må maksimalt være på 6 A4-sider á 2.200 tegn
inkl. mellemrum,\n skrevet med skrifttypen Calibri i størrelse 11 og linjeafstand 1,15.
Indsættes\n der figur/tabel i besvarelsen, tæller de med 800 tegn og vil blive betragtet som en\n del af den samlede begrænsning på 6 A4-sider. Sider og /eller tegn ud over begrænsningen\n vil ikke blive medtaget i evalueringen.

Category of award threshold criterion: Weight (percentage, exact)

Award criterion number: 30

5.1.15 Techniques

Framework agreement:

No framework agreement

Information about the dynamic purchasing system:

No dynamic purchase system

5.1.16 Further information, mediation and review

Review organisation: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus

Information about review deadlines: I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer,\n gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger\n omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf.\n lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage\n efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions\n Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter\n den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

30 kalenderdage regnet\n fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere\n om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et\n dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse\n for beslutningen;

6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale\n regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere\n og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

20 kalenderdage\n regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens\n § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for\n at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3,\n skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt\n uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions\n Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra\n dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den\n Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at\n bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele\n kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske\n Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet\n for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren\n om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet\n i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage,\n som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de\n nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning,\n jf. lovens § 12, stk. 1.

Organisation providing more information on the review procedures: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen