Udbud af flytransport i forbindelse med Tour de France Grand Départ i Danmark 2021
Annoncering af opgave om flytransport af 550 personer fra Sønderborg Lufthavn til Nord-frankrig.
I 2021 starter verdens største cykelløb, Tour de France i Danmark. Der skal køres 3 etaper og den sidste slutter i Sønderborg den 4. juli. Selskabet Grand Depart Copenhagen Denmark I/S er den danske virksomhed, der er ansvarlig for afviklingen af disse 3 etaper. Efter afslutningen i Sønderborg skal der transporteres 550 personer fra Sønderborg Lufthavn til en endnu ikke fastsat destination i Nordfrankrig.
Grand Départ Copenhagen Denmark 2021 I/S (GDCD2021 I/S) vurderer, at der i forbindelse hermed er tale om en opgave under EU´s tærskelværdi for udbud og med klar grænseover-skridende interesse, hvormed der hermed gennemføres annoncering i overensstemmelse med Udbudslovens afsnit IV.
Om opgaven
Umiddelbart efter afslutningen af 3. etape i Sønderborg skal der transporteres 550 passagerer fra Sønderborg Lufthavn til Nordfrankrig.
Den 3. etape forventes afsluttet den 4. juli kl. ca. 16.30 i Sønderborg. Herefter sørger de loka-le arrangører for at transportere passagerne med busser til Sønderborg Lufthavn. Der forventes første flyafgang fra Sønderborg Lufthavn ca. kl. 18:30.
Cykelløbets afvikling og afslutning kan variere af mange årsager. Tidsplanen for opløbet er kun en rettesnor. Der skal derfor være fleksibilitet mht. afvikling af opgaven.
Sønderborg Lufthavn sørger for ”handling” af alle passagerer. Det er tilbudsgiver, der skal afholde de nødvendige udgifter direkte med Sønderborg Lufthavn. Tilbudsgiver skal i den forbindelse være parate til at deltage i møde(r) med relevante myndigheder omkring det prak-tiske såfremt dette kræves.
Der foretrækkes, at der i forbindelse med afvikling af transporten benyttes flytyper med egen trappe.
Det bemærkes, at passagererne alene medbringer håndbagage ombord.
Tilbudsgivers egnethed
Tilbudsgiver skal i forbindelse med kontrakten opfylde følgende tre minimumskrav til hen-holdsvis økonomisk og teknisk og faglig formåen (1- 3 nedenfor):
Egnethed i forhold til økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:
1) Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for sin egenkapital indenfor de seneste 3 disponible regnskabsår
2) Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for sin omsætning indenfor de seneste 3 disponible regnskabsår
Ovenstående kan dokumenteres via en revisorerklæring eller en attesteret ledelseserklæring.
Egnethed i forhold til teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:
3) Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for at have præsteret minimum 3 leverin-ger af tjenesteydelser, der er udført inden for de seneste 5 år, og som har lighed med kontraktens genstand.
Det vil i denne forbindelse blive tillagt vægt, at den dokumenterede erfaring vedrører løsning af lignende ”spot-opgaver” med transport, fx i forbindelse med events.
Ovenstående kan dokumenteres via et notat eller en skabelon, der beskriver referencerne for-delt på kalenderår og med beskrivelse af opgavens indhold for hver reference.
Mindstekrav for tilbud på opgaven
Tilbud skal opfylde nedenstående 4 mindstekrav for at kunne byde på opgaven (1- 4 neden-for). Tilbud, der ikke opfylder alle 4 mindstekrav, vil anses om ukonditionsmæssige og vil blive afvist.
1) Tilbudsgivers benyttede flytype(r) skal kunne beflyve Sønderborg Lufthavn (IATA: SGD, ICAO: EKSB). Tilbuddet skal kunne udføres og håndteres indenfor rammerne af Sønderborg Lufthavns kapacitet.
2) Samtlige fly skal kunne afgå umiddelbart efter hinanden og inden for samme dato som for første flyafgang fra Sønderborg.
3) Tilbudsgiver skal tilsikre, at relevante myndigheds- og lufthavnsgodkendelser til at ud-føre opgaven foreligger.
4) Der skal ombord serveres drikkevarer inkl. te, kaffe og vand. Det skal for passagererne være muligt at få ikke-alkoholiske drikke ad libitum.
Tilbudsgiver skal i sit tilbud erklære at opfylde alle 4 mindstekrav.
Det bemærkes, at det er et ufravigeligt kontraktkrav, at den vindende tilbudsgiver efterlever Københavns Kommunes arbejdsklausul, jf. bilag om arbejdsklausuler, der vil indgå som del af kontrakten med GDCD2021 I/S.
Tilbuddenes indhold
Tilbuddet skal indeholde dokumentation for egnethed, jf. ”Tilbudsgivers egnethed”, en be-skrivelse af, hvordan opgaven løses, priser samt oplysninger om eventuel brug af underleve-randører. Hertil skal tilbudsgiver skal erklære at opfylde alle 4 mindstekrav for tilbud på op-gaven, jf. ”Mindstekrav for tilbud på opgaven”.
Det er muligt at indgive alternative tilbud på opgaven. Alternative tilbud vægtes efter samme evalueringsmodel. Alternative tilbud skal indeholde samme materiale og oplysninger som an-givet ovenfor om ”Tilbuddenes indhold”.
Tildelingskriterie
Destinationen er endnu ikke endeligt fastlagt, men det forventes at være en lufthavn omkring Nordfrankrig, dog maksimalt 1.000 km i luftlinje fra Sønderborg Lufthavn. For at kunne vur-dere de indkommende tilbud bedes Lille benyttet som destination.
Kontrakten tildeles efter tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Underkriteriet ”pris” vægter med 75 pct. af den samlede bedømmelse. I forhold til ”pris” vur-deres en lav pris mest positivt, dvs. jo lavere pris, desto bedre vurdering.
Tilbudsgiver skal hertil vedlægge en prisoversigt over de tilbudte priser på opgaven. Tilbuds-giver vedlægger en fast og samlet pris for afviklingen af selve transporten og handling, hertil kommer en variabel pris for evt. flyafgifter og tillæg i priser for brændstof. For underkriteriet ”pris” indgår ”fast pris” med en vægt af 70 pct. og ”variabel pris” med 5 pct.
Underkriteriet ”kvalitet” vægter med 25 pct. af den samlede bedømmelse. I forhold til ”kvali-tet” vurderes en smidig og god passagerbehandling positivt, dvs. en god afvikling af indstig-ning og en god service vurderes mest positivt.
Tilbudsgiver skal hertil vedlægge en løsningsbeskrivelse, hvor tilbudsgiver beskriver, hvorle-des afviklingen af indstigning vil foregå samt serviceniveau ud over mindstekrav under flyv-ningen.
Proces
Spørgsmål om opgaven kan sendes via email til projektchef, Henrik Doensig Bernstein cy94@kk.dk
Spørgsmål vil blive besvaret løbende, men skal indgives senest 7 dage før udløbet af neden-stående frist for indlevering af tilbud. Spørgsmål forventes behandlet og blive besvaret senest 6 dage fra samme frist, samt offentliggjort i anonymiseret form på hjemmesiden.
Informationer om Sønderborg Lufthavn kan findes på: http://www.sonderborg-lufthavn.dk
Tilbud skal udformes på dansk og være modtaget hos Grand Depart Copenhagen Denmark 2021 I/S via email: cy94@kk.dk senest mandag den 7. oktober 2019. Angiv ”Tilbud på fly-transport” i emnefeltet. Tilbud behandles fortroligt, idet Interessentselskabet er omfattet of-fentlighedsloven og reglerne om aktindsigt.
Der kan forventes meddelelse om tildeling og afslag på tilbud senest den 1. november 2019.
Om Grand Depart Copenhagen Denmark 2021 I/S
Gennemførelsen af Grand Départ i Danmark 2021 bliver organiseret af et Interessentskab, Grand Départ Copenhagen Denmark 2021 I/S. som er stiftet til formålet, hvori Erhvervsmini-steriet, Københavns Kommune, Nyborg Kommune, Sønderborg Kommune, Vejle Kommune og Roskilde Kommune deltager som interessenter. Sport Event Denmark, Region Hovedsta-den, Regio Sjælland, og Region Syddanmark giver tilskud til Interessentskabet. Selskabet er hjemmehørende på Københavns Rådhus.
Om Tour de France
Tour de France er verdens 3. største sportsevent og samtidig verdens største cykelløb med transmissioner i 190 lande, over 2000 akkrediterede mediefolk og en række betydelige plat-forme på de sociale medier.